開會總是沒結論？5 大要素讓每場會議都產生實際成果

「又開了 3 個小時的會議，結果什麼問題都沒解決！」如果你是企業主，相信對這種開會總是沒結論的情況再熟悉不過了。明明把所有相關人員都聚在一起，討論得熱火朝天，但散會後大家還是各做各的，問題依舊存在，甚至更加複雜。

問題的根源在於：很多企業主把「開會」和「協調」混為一談，但它們其實是完全不同的概念。開會只是動作，協調才是系統。就像「會踩油門」不等於「會開車」一樣，拼命開會不等於有效管理。

掌握正確的開會技巧，關鍵在於建立「協調系統」——一套讓各部門行動一致、讓每場會議管理都產生實際成果的機制。

本文將從企業主最常遇到的會議困境開始，帶你理解協調與開會的根本差異，並根據你的企業發展階段，提供建立有效協調系統的具體方法。

目  錄

1.  為什麼開會沒用？因為你缺乏「協調系統」

2.  協調系統的兩大核心機制

3.  協調系統的 5 大核心要素

4.  企業發展階段決定協調重點：一套系統、四種應用 

5.  立即開始：從下一場會議改變你的企業

為什麼開會沒用？因為你缺乏「協調系統」

開會 vs 協調：不同層級的概念

很多企業主會混淆這兩個概念，但它們其實處於不同層級：

協調是目標，開會是工具。

換句話說，協調是讓原本各自為政的部門和員工，按照統一的節奏和目標行動；而開會只是達成協調的工具之一。就像「開車」和「踩油門」的關係——踩油門只是開車過程中的一個動作，不等於會開車。

企業主常見的會議問題

多數企業主都犯了這些錯誤：沒有明確的協調目標（「明天開會討論一下」這種模糊會議）、缺乏系統化的協調流程（憑感覺開會，沒有固定議程）、只開會不追蹤（會議結束就以為協調完成了）。

結果是什麼？會議開了一堆，部門間還是各做各的，企業主還是要救火。

真正的解決之道

真正有效的做法是建立「協調系統」——讓每場會議都有明確的協調目的，透過標準化的協調流程讓會議高效進行，並藉由系統化的追蹤確保成果落實。

當你有了協調系統，會議效率就會大幅提升，會議從「浪費時間的例行公事」變成「推動企業發展的有力工具」。

要建立這樣的協調系統，你需要先了解協調的兩大核心機制。

協調系統的兩大核心機制

跨部門協調：消除組織間的合作壁壘

想像一下這個場景：你的銷售部門答應客戶兩週內交貨，但生產部門說至少需要三週。財務部門要求先收到訂金才能開始生產，但業務部門說客戶要求貨到付款。結果？客戶不滿意，部門間互相指責，企業主疲於奔命。

這就是缺乏跨部門協調的典型問題。隨著企業成長，部門分工是提升專業度和效率的必要發展，但同時也帶來了新的挑戰：各部門雖然專精於自己的領域，但彼此的工作卻是相互依存的。

實際案例：產銷協調會議

以製造業為例，銷售部門和生產部門需要建立每週的協調會議：

• 會議目標： 確保生產計畫與銷售需求匹配。
• 參與人員： 銷售主管、生產主管、相關業務人員和生產排程人員。
• 協調內容： 銷售成果報告、生產進度報告、調整排程決議、解決瓶頸問題。

透過這樣的定期會議，兩個部門的工作就能緊密配合，避免銷售承諾無法兌現，或生產資源閒置浪費的問題。

主管下屬協調：建立有效的管理層級

除了跨部門協調，每個管理層級都需要建立主管與下屬的協調機制。很多企業主抱怨：「我的主管不知道怎麼管人，下屬也不知道該做什麼。」這正是缺乏有效團隊協調機制的表現。

有效協調會議的基本架構：

1. 工作回顧： 檢視上次協調後的執行情況。
2. 進度報告： 各下屬報告當前工作狀況和遇到的問題。
3. 計畫協調： 討論下一階段的工作安排和配合。
4. 決議追蹤： 確認責任分工和完成時間。

透過這套會議流程，可確保每次協調都有明確的產出，避免流於形式化的例行報告，真正有效提升會議品質。

掌握了協調的兩大機制後，接下來你需要了解讓協調系統真正發揮效果的關鍵要素。

協調系統的 5 大核心要素

為什麼有些企業的會議總是有結論，有些卻開完就散？關鍵在於是否掌握了協調系統的 5 大核心要素。

這些要素就像汽車的五大系統：引擎、煞車、轉向、燃油、電路。缺少任何一個，車子都無法正常運作。協調系統也是如此：

要素 1 - 制定明確計畫：協調的前提條件

想像這個場景：會議開始了，主管問下屬：「這週你打算做什麼？」下屬回答：「看看有什麼事情需要處理。」接著大家開始現場討論該做什麼事、怎麼做、什麼時候做完。一個小時過去了，還在制定計畫，根本沒時間協調行動。

協調系統要求：所有參與者都有明確計畫

在有效的會議準備中，每個參與者在會議前都必須準備好：上一個週期完成了哪些工作、下一個週期預計要完成什麼工作、需要其他人或部門協助的具體事項、遇到的問題和需要解決的障礙。

當每個人都有明確計畫時，會議效率會大幅提升：不再浪費時間討論「該做什麼」，重點放在「如何配合」和「如何改善」。

要素 2 - 確保專業能力：協調不是培訓課

協調會議中最常見的問題：討論到一半，發現某位主管不知道如何制作財務報表，於是會議變成了「財務報表教學課程」。其他已經準備好的參與者只能在旁邊等待。

如果在協調會議中遇到專業能力不足的問題，正確的做法是：當下不要立即處理，避免會議偏離主題；另外安排培訓時間，專門解決能力問題；暫時由他人代為協調，確保會議順利進行。

要素 3 - 掌握最新認知：資訊同步的重要性

協調的第三個要素是確保所有參與者都有「最新認知」——也就是與當前情況相關且準確無誤的資訊。

建立部門間資訊分享機制

想像這個情況：銷售部門還在按照上個月的產能資料制定銷售計畫，但生產部門因為設備維修，產能已經下降了 30%。結果各部門基於不同的資訊做決策，團隊溝通當然不可能有效。

有效的協調系統需要：建立定期的資訊更新機制、使用共享的資訊平台、在協調會議中同步最新資訊。

要素 4 - 建立議程規則：協調的標準化流程

會議議程需要按照明確的規則進行，這樣才能確保會議有序且聚焦，避免變成漫無目的的討論。

標準化議程的基本結構

一個有效的會議流程通常包含：

1. 會議開始 - 確認參與者和會議目標，回顧上次協調的執行情況。
2. 工作報告 - 各參與者報告工作成果和遇到的問題。
3. 計畫協調 - 協調彼此間的配合和資源需求。
4. 決議確認 - 確認協調結果和行動計畫。

在執行過程中，會議主席需要嚴格控制議程，避免協調會議變成腦力激盪大會。記住，協調會議和創意發想會議是不同的，協調會議要始終回到「誰做什麼、什麼時候完成」的具體行動上。

要素 5 - 追蹤任務完成：協調成果的落地保證

協調會議的最終目的是產生行動，而行動必須被執行才有意義。第五個要素就是確保協調的決議能夠真正落實。

建立有效的任務追蹤機制

一個完整的會議追蹤機制應該包含三個重點：

首先是明確的任務記錄，每項決議都要記錄具體要做什麼、誰來負責、什麼時候完成、完成的標準是什麼。

其次是定期的進度檢查，要設定檢查節點，不要等到截止日期才檢查；建立進度報告的機制；及時發現和解決執行中的問題。

最後是有效的問題解決流程，當發現任務執行有問題時，要立即分析問題的原因，調整計畫或提供額外支援。

當你掌握這 5 大要素，每場會議都能產生實際成果，會議管理將成為推動企業發展的強大工具。

但是，不同發展階段的企業應該如何運用這套協調系統呢？

企業發展階段決定協調重點：一套系統、四種應用

協調系統雖然核心原理相同，但不同發展階段的企業面臨的挑戰不一樣，會議規劃的重點和方法也需要相應調整。

第一階段企業（創業初期）：建立基本溝通節奏

企業特色： 企業主加上 1-2 位核心員工，專注於產品驗證和市場開發，決策速度要求高。

協調重點： 快速決策和市場反應

建議做法： 每日 15 分鐘晨會

• 時間： 每天早上固定時間，嚴格控制在 15 分鐘內。
• 內容： 昨天完成了什麼、今天要做什麼、遇到什麼困難。
• 重點： 快速同步資訊，及時解決問題。

注意事項： 不要過度系統化。第一階段企業最大的風險是想要一步到位，建立完整的協調制度，這樣做會失去小企業的靈活性優勢。

成功指標： 決策速度提升，問題能在 24 小時內得到回應，企業主能將更多時間專注於市場開發。

第二階段企業（業務擴展期）：導入跨部門協調

企業特色： 員工數量增加到 10-30 人，開始有明確的部門分工，業務規模穩定成長。

協調重點： 部門間資訊同步，避免各自為政

隨著部門分工越來越細，容易出現「各部門都很忙，但整體效果不好」的問題。這時候跨部門協調變得非常重要。

建議做法： 每週跨部門協調會議

• 頻率： 每週一次，60 分鐘內完成
• 參與者： 各部門主管或負責人
• 議程： 各部門工作報告(15 分鐘) → 下週計畫協調(20 分鐘) → 問題討論解決(20 分鐘) → 確認行動計畫(5 分鐘)

成功指標： 部門間的衝突和誤解明顯減少，跨部門的專案執行更順利，企業主不需要經常介入部門間的協調問題。

第三階段企業（管理系統期）：全面建立協調系統

企業特色： 員工數量超過 30 人，有完整的組織架構，有明確的主管團隊。

協調重點： 系統化管理工具的導入黃金期

這是建立完整協調系統的最佳時機。企業已經有足夠的規模需要系統化管理，也有足夠的資源投入制度建設。

建議做法： 全面導入 5 大協調要素，建立標準化的協調制度和流程，培訓各級主管的協調管理技能。

成功指標： 企業主從日常協調中解放，可以把時間專注於戰略規劃和業務發展。

第四階段企業（專業化擴展）：戰略層級協調優化

企業特色： 擁有專業的主管團隊，企業主專注於戰略方向，可能涉及多個事業體或地區營運。

協調重點： 高層戰略決策與執行監督

日常營運的協調已經由各級主管負責，企業主的協調重點轉向戰略層面。

建議做法： 戰略檢討會議、跨事業體協調，包含月度戰略檢討、季度資源配置協調、年度戰略規劃協調。

成功指標： 戰略執行力大幅提升，各事業體能按計畫達成目標，組織能力不斷提升。

現在你已經了解完整的協調系統理論和應用方法，是時候開始行動了！

立即開始：從下一場會議改變你的企業

第一步：評估現況 

不確定你的企業處於哪個階段？可以先評估你的企業發展階段，了解目前最需要的協調重點。

第二步：選擇合適工具 

根據你的企業階段，從最簡單的做法開始：晨會、週會、或完整的 5 大要素系統。

第三步：建立基礎 

有效的協調系統需要建立在清楚的組織架構基礎上。如果你的企業還沒有明確的部門分工和管理層級，建議先從建立組織架構開始。

第四步：持續優化 

協調系統不是一次建立就完成，需要根據企業發展不斷調整和優化。

當你建立了有效的協調系統，「開會總是沒結論」這個困擾將成為歷史，每場會議都將成為推動企業發展的有力工具。

立即行動，讓協調成為你企業的競爭優勢！

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