中小企業「制度無法落地」怎麼辦？讓規章真正變成行動的 5 步驟

每次開完會，大家信誓旦旦：「這次一定照流程做」。但三天後，一切回歸原狀。

制度不是沒有寫好，而是沒有「落地」——沒有人真正知道 誰該做什麼、做到什麼程度才算完成。

這篇文章想與你聊聊：怎麼讓制度從紙上走進現場，讓規章變成行動。

目  錄

1.  為什麼制度總是落不下來？三個現場真相

2.  制度落地五步驟：從文件到現場的真實轉換

3.  制度想落地？文件是起點，人是關鍵

4.  常見疑問 FAQ

5.  下載制度落地檢核表

為什麼制度總是落不下來？三個現場真相

先別急著檢討員工或怪主管不配合，實際上我們在多家中小企業看到，問題常出在這三個地方：

1. 員工不是不懂，而是覺得「又來了」

你是否發現，每次宣布新制度，員工的反應不是興奮，而是嘆氣？

這不是因為他們抗拒改變，而是過往的經驗告訴他們：「反正過陣子又會換。」

去年推出的客戶管理系統，三個月後沒人在用；前年的週報制度，現在早已不了了之。

這種「制度疲勞」一旦形成，員工就自然會用「等著看」的心態面對任何新規定。

不是制度不好，而是信任已經被消耗。

2. 制度太抽象，現場不知道怎麼對應

很多制度文件寫得很漂亮，但到了現場就卡住了。

例如：文件上寫「加強客戶溝通」，但業務不知道：

• 要溝通什麼內容？
• 多久溝通一次？
• 溝通完要記錄在哪裡？
• 記錄要給誰看？

缺少「誰、何時、做什麼、交給誰」這些明確指示，制度就變成好看但無用的裝飾品。

員工想照做，但不知道怎麼做；主管想檢查，但不知道查什麼。

3. 主管太忙沒帶頭，大家自然觀望

這是最致命的一點。

如果主管自己都不照做，員工怎麼會認真執行？當大家看到主管依然用老方法做事，很快就會理解：「喔，原來這套制度只是做樣子。」

於是「上有政策／下有對策」的文化就這樣形成了。

不是員工故意不配合，而是他們在等一個信號——主管是不是真的認真？

制度沒問題，問題在該動的人沒動。

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制度落地五步驟：從文件到現場的真實轉換

那麼，該怎麼讓制度真的落地？以下五個步驟，是我們陪伴超過100家中小企業實際驗證過的方法：

制度落地五步驟快速導覽  🧭

 

1. 找合適的人先測試（不用全員討論）。
2. 用職務說明書釐清責任節點。
3. 把檢核項目寫進職務說明書。
4. 先試運行，再優化。
5. 獎懲與回饋機制同步啟動。

現在，讓我們一步步拆解：

步驟一：找合適的人先測試（不用全員討論）

很多老闆犯的第一個錯誤，就是把制度拿到大會上討論，讓所有人提意見。

結果呢？會議開三小時還沒結論，每個人都有想法，但沒人真正負責執行。

更有效的做法是：找3-5個「關鍵執行者」小範圍測試。

這些人通常是：

• 一線主管（最了解現場狀況）
• 執行力強的資深員工（知道哪裡會卡）
• 願意給回饋的人（不會只說好話）

讓他們先試跑兩週，收集真實回饋：哪些步驟太複雜？哪些時間點不合理？哪些表單可以簡化？

這樣做有兩個好處：

1. 避免制度「閉門造車」，推出來才發現不適用。
2. 這些人後來會成為制度推行的「種子教練」。

制度不是民主表決出來的，是現場實際測試出來的。

步驟二：用職務說明書釐清責任節點

這是最關鍵的一步。

很多企業有流程圖，但流程圖只告訴你「事情怎麼流動」，卻沒告訴你「每個人在哪個節點要做什麼」。

真正能落地的做法，是把流程圖轉化為「活的職務說明書」。

每個崗位要明確寫出：

• 負責哪個環節
• 在什麼時間點要完成
• 產出什麼、交給誰

舉個實例：

看到了嗎？每個人都清楚知道：

• 我的「接力棒」從誰那裡接過來
• 我要在什麼時候完成
• 我要把什麼交給誰

這樣就不會出現「我以為你會做」或「我不知道要給你」的情況。

職務說明書的真正作用：讓每個人看懂自己在接力賽裡的位置。

步驟三：把檢核項目寫進職務說明書

光有職務說明書還不夠，你還需要「檢核機制」。

很多企業的問題是：制度有寫，但沒人檢查。久了，大家就知道「不做也沒關係」。

所以，不只要寫「要做什麼」，還要寫「怎麼確認有做」。

檢核項目設計三原則：

1. 可量化 — 不要寫「盡快完成」，要寫「每週五下班前提交」。
2. 可觀察 — 不要寫「認真執行」，要寫「在系統進行登記」。
3. 避免抽象 — 像「盡力完成」、「積極配合」這類無法檢核的描述。

實際範例：

• 業務在 CRM 系統登記客戶需求（可觀察）
• PM 每週一抽查 5 筆（有頻率）
• 超過 48 小時未處理的案件會自動提醒（有機制）

檢核不是為了找麻煩，而是讓大家知道：「這件事是認真的」。

沒有檢核的制度，就像沒有終點線的馬拉松。

步驟四：先試運行，再優化

很多老闆希望「一次把制度做到完美」，結果就是遲遲無法推行。

更實際的做法是：先上線、快速調整。

用「測試 → 回饋 → 修正」的循環：

試運行期建議：

• 小範圍：選 1-2 個部門先試。
• 短週期：2-4 週就好，不要拖太久。
• 頻繁回饋：每週開 15 分鐘檢討會。

常見需要微調的地方：

• 時間太趕？你可以把「24 小時內」改成「2 個工作天」。
• 表單太複雜？10 個欄位，你可以砍成 5 個。
• 檢核太頻繁？把每天查核改成雙週查核也沒問題。

這個階段最重要的心態是：接受制度有瑕疵，追蹤數據，邊做邊改。

我們見過太多企業，花三個月設計完美制度，結果推行一週就發現根本不適用。

與其追求完美，不如快速測試、快速調整。

好制度不是設計出來的，是跑出來的。

步驟五：獎懲與回饋機制同步啟動

最後一步，也是最容易被忽略的：讓制度有感。

很多企業只有懲罰（做不到扣錢），沒有獎勵（做得好沒反應）。這樣員工當然沒動力。

三種激勵方式：

1.  即時反饋（最有效）

• 主管在週會公開肯定：「這週阿明的客戶回報最完整，大家可以參考他的做法。」
• 公開肯定能立刻強化行為，搭配獎金效果更好！

2.  階段獎勵

• 試運行期表現好的部門，給予彈性福利。
• 例如：「執行率達 90% 的部門，可自選一天遠端工作日。」

3.  制度化

• 把制度執行納入季度 KPI 考核，讓它成為「正式評量項目」。
• 但記得：獎懲比例建議是 3：1（三分獎勵、一分懲罰）。
• 太重懲罰會讓制度變成壓力，太輕獎勵則沒有激勵效果。重點是讓員工感受到：「照做是有意義的」。

制度想落地？文件是起點，人是關鍵

看到這裡，你會發現：

制度的落地，不是靠完美文件，而是靠願意「邊做邊調」的人。

制度落不下來，不是員工不配合，也不是主管不用心，而是缺少一個從紙上走到現場的轉換過程。

你不需要更多規章，而是讓每個人都清楚：「誰、什麼時候、做什麼、交給誰」。

這才是制度的終極目標——不是「管人」，而是讓大家知道怎麼配合，一起往前走。

常見疑問 FAQ

Q1：主管太忙沒時間推制度怎麼辦？

這是最常見的困境。

我們的經驗是：不是主管真的沒時間，而是「不知道怎麼推比較省力」。

三個實務建議：

✅  不要一次推全公司

先選一個部門試點，成功了再擴散。這樣主管只需要顧好一個點，不會被其他部門的問題拖累。

✅  把檢核變成例行會議的一部分

不用另外花時間開會，在週會最後 5 分鐘快速檢視就好。例如：「大家這週的客戶回報都有登記了嗎？」

✅  用「檢核表」取代「逐一追問」

讓員工自己填檢核表，主管只看紅燈項目。這樣可以節省 80% 的追蹤時間。

核心概念：制度落地不是「多做一件事」，而是「把現有動作結構化」。

Q2：員工反應制度太煩，一直抱怨怎麼辦？

先別急著說服他們「制度是為你們好」。抱怨通常來自兩個原因：

❌  不知道為什麼要這樣做

• 解法：在推行前先說明「這個制度要解決什麼問題」。
• 範例：「因為上個月有 3 個客戶抱怨沒人追蹤進度，導致案子延遲，所以我們需要一個明確的負責機制。」

當員工理解「為什麼」，抗拒就會降低。

❌  制度真的太複雜

• 解法：檢視是不是步驟太多、表單太繁瑣。
• 原則：「能用口頭確認的，就不要填表；能系統自動記錄的，就不要手動登記。」

我們的經驗是：員工不是抗拒制度，是抗拒「沒意義的行政作業」。如果制度真的能讓他們工作更順，抱怨會自然消失。

Q3：制度做半年就失效，是不是白做了？

失效不代表白做，而是該調整的時候沒調。

制度會失效的三個常見原因：

❌  沒有定期檢視

→ 解法：每季開一次「制度健檢會」，問大家：「哪裡卡住了？哪裡可以調整？」

❌  主管自己不照做

→ 員工會觀察主管，如果主管都不遵守，制度就死了。主管必須以身作則。

❌  環境變了但制度沒跟著調

例如：人數從 30 人變 50 人，原本的流程已經不適用，但制度還停留在舊版。

→ 解法：把「制度更新」也制度化。

• 每季固定一天，收集回饋、微調流程
• 制度是活的，不是死的

只要有定期維護機制，制度就不會白做。

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